Українська мова за професійним спрямуванням - Галузинська Л. І. - 10.3. Бесіда. Нарада. Дискусія

Під словом "бесіда" багато хто з нас розуміє водночас кілька понять, які в науці визначено як повсякденна, побутова, ділова, наукова, лекція-бесіда (або співбесіда). Ділова бесіда - форма усного спілкування людей, яка будується на трьох основних типах стосунків між двома співрозмовниками:

O начальник - підлеглий;

O підлеглий - начальник;

O партнер - партнер.

Від повсякденної бесіди ділова відрізняється тим, що спрямована на заздалегідь спланований результат і організовується з метою вирішення певних завдань, виробничих питань і проблем, пов'язана з необхідністю робити висновки на основі аналізу отриманої інформації. Також така бесіда дає змогу виробити певні рішення й реалізувати їх.

Ділова бесіда, завдяки ефектові зворотного зв'язку, дозволяє співрозмовникам реагувати на висловлювання один одного, зважаючи на конкретну мету бесіди, її предмет та особистість співрозмовника.

Як форма взаємного спілкування ділова бесіда має такі переваги: можливість диференційованого підходу до предмета обговорення; швидкість реагування на висловлювання співрозмовника за допомогою пояснень, поправок тощо; розширення компетентності керівника за рахунок критичних оцінок, пропозицій і думок партнера; відчуття особистої значущості у вирішенні обговорюваних проблем і причетності до результатів, отриманих у кінці бесіди.

Зазвичай бесіда складається з таких етапів:

1. Визначення місця й часу зустрічі (на "своїй", "чужій", нейтральній території).

2. Початок бесіди відіграє особливу роль у створенні сприятливої атмосфери спілкування. Отже, на початку передусім слід заручитися прихильністю співрозмовника, тобто справити приємне враження про себе. Час для цього досить обмежений, тому слід продумати форму вітання, початкову фразу. На цьому етапі важливе значення мають невербальні форми взаємодії - вираз обличчя, поза, вітальний жест.

3. Формулювання мети зустрічі.

4. Обмін думками та пропозиціями.

5. Закінчення бесіди.

Успіх бесіди значною мірою залежить від того, наскільки зрозуміло, точно й переконливо партнери висловлюють свої думки, ідеї. Точність і зрозумілість інформації виявляється в простоті та чіткості викладу, адже розуміння інформації обов'язкове.

Під час бесіди треба триматися скромно й одночасно впевнено. Не слід розмовляти уривчасто, ви маєте бути спокійним, чемним, аби створити психологічно сприятливу атмосферу доброзичливості, довіри.

Так само як і бесіда, одним із найефективніших способів обговорення актуальних питань і прийняття рішень у всіх сферах громадського й політичного життя є нарада. Залежно від мети й завдань, які треба виконати, наради поділяються на проблемні, інструктивні й оперативні.

Проблемна нарада проводиться у невеликому колі спеціалістів або компетентних осіб для того, щоб знайти оптимальне управлінське вирішення обговорюваних питань. Схема вирішення таких питань містить доповідь (може бути й співдоповідь), запитання до доповіді, обговорення доповіді й вироблення загального рішення, прийнятого шляхом голосування присутніх.

Інструктивні наради організовують безпосередньо управлінці (конкретні виконавці) з метою інформування працівників про загальне завдання, передавання розпоряджень, необхідних відомостей управлінською вертикаллю чи горизонталлю, залежно від фахового рівня виконавців. їх проводять за схемою доповіді (інформації про щось) з уточненням поставлених завдань, термінів їх виконання для конкретних виконавців.

Оперативні наради скликають для отримання інформації про поточний стан справ за схемою вертикального розподілу. Особливістю оперативних нарад є їх проведення у точно визначені дні й години, що дає змогу учасникам планувати свою діяльність. Позапланові оперативні наради спричиняють нерит-мічність виконання їх учасниками прямих обов'язків і тому проводяться у надзвичайних ситуаціях.

Найскладнішими за схемою побудови та за особливостями взаємодії суб'єктивних і об'єктивних чинників є проблемні наради.

Підготовка наради полягає не тільки в обмірковуванні проблеми й формулюванні запитань, а й у забезпеченні організованості заходу. Запрошення на нараду повинно містити: тему наради; день проведення наради; місце проведення наради - точну адресу, поверх, за потреби - номер кімнати (кабінету).

У розмовній мові синонімом терміна "нарада" е слово "збори". "Нарада" доцільно використовувати тоді, коли учасники справді радяться, обмінюються поглядами й спільно доходять певних висновків. Не можна назвати нарадою збори, які скликає директор підприємства, щоб поінформувати підлеглих і розпорядитися про виконання певних завдань і наказів.

Треба завжди чітко розрізняти нараду та інші форми зустрічей. Читаючи лекцію або доповідь (про неї йтиметься пізніше), промовець подає слухачам певну інформацію, викладає певні думки й погляди. Натомість під час наради учасники обмінюються досвідом, думками, поглядами, а той, хто проводить нараду, забирає часу не більше, ніж інші її учасники.

Поради авторів. Десять кроків, які дадуть змогу провести бесіду (нараду) успішно:

1. Ретельна підготовка. Перед початком бесіди складіть її план, проаналізуйте ситуацію.

2. Пам'ятайте, чого Ви прагнете. Чітко сформулюйте мету бесіди.

3. Намагайтесь створити атмосферу довіри. Співрозмовник намагатиметься зробити для Вас щось хороше, якщо Ви справите приємне враження на нього.

4. Не підозрюйте співрозмовника у ненадійності. Взаємна довіра завжди необхідна для досягнення поставленої мети.

5. З'ясуйте перед бесідою, чи має Ваш співрозмовник відповідні повноваження.

6. Не змушуйте співрозмовника постійно приймати рішення.

7. Зосереджуйтесь на реальних потребах, а не на амбіціях. Поважайте думки співрозмовника як свої власні. Дотримуючись цього правила, Ви матимете більше шансів обминути "гострі кути" й узгодити рішення.

8. Слухайте співрозмовника уважно й ставте коректні за* питання. Вміння слухати співрозмовника спонукає його до висловлювання власних думок, почуттів, переконань.

Тоді відчувається щирість, істинність, взаєморозуміння, повага.

9. Працюйте з огляду на перспективу, а не на проміжні результати.

10. Підсумуйте результати бесіди. Важливі рішення бажано зафіксувати на папері.

Останнім часом набули поширення так звані дискусії за "круглим столом" - троє або більше фахівців дискутують на задану тему в присутності слухачів. ЇЇ учасники переважно заздалегідь знають, про що говоритимуть. Іноді проводять навіть репетиції дискусії. Підготовка має свої переваги, і така дискусія дає змогу щонайкраще ознайомити присутніх із поглядами фахівців на певну проблему. Натомість під час звичайної наради виникають спонтанні обговорення, учасники яких виступають не в наперед визначеному порядку, а залежно від ситуації. При цьому висновки передбачити важко, вони виникають після дискутування.

Оптимальна кількість учасників наради - 10-12 осіб. Цілком імовірно, що, охоплюючи деякі важливі проблеми, дискусія навіть між двома-трьома фахівцями може дати вагомі результати. Якщо кількість учасників перевищує 16-18 осіб, то не всі матимуть змогу взяти активну участь у обговоренні.

Схожі статті




Українська мова за професійним спрямуванням - Галузинська Л. І. - 10.3. Бесіда. Нарада. Дискусія

Предыдущая | Следующая